TUGAS MANAJEMEN KEDUA

Tugas   Psikologi  Manajemen

Nama  :  Restie  Widyasputri 

Npm   :   15511996

Kelas  :  3PA05

Pengorganisasian  Struktur Manajemen

a.       Definisi  Pengorganisasian

b.      Definisi  Struktur  Organisasi

c.       Pengorganisai  Sebagai   Fungsi  Manajemen

   Jawaban : 

a.      Definisi  Pengorganisasian 

Pengoraganisasi merupakan  salah  satu  fungsi  manjaemen   yang   berkaitan  erat  dengan  perencanaan  dan  merupakan  suatu  proses  yang dinamis, sedangkan organisasi  merupakan  alat  atau  wadah yang  statis.  Pengorganisasian merupakan penentuan pekerjaan – pekerjaan  kepada setiap  karyawan  penetapan departemen – depatermen (sub sistem) serta penentuan  hubungan  - hubungan .

Malayu S.P.Hasibun (2006 :118)  mendefinisikan pengonganisasian  sebagai  suatu  proses  penentuan, pengelompokan ,dan  pengaturan  sebagai  macam - macam  aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang - orang pada  setiap aktifitas,menyediakan alat –alat yang diperlukan,menetapkan  wewenang  yang  secara  relatif  didelegasikan  kepada  setiap individu yang  akan melakukan  aktivitas  - aktivitas . M. Manullang mengatakan  bahwa organisasi sebagai proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan  dilakukan,pembattasan tugas – tugas  atau  tanggung jawab serta wewenang  dan  penetapan  hubungan  - hubungan  antara unsur – unsur organisasi  sehingga  memungkinkan  orang  - orang  dapat bekerja bersama – bersama  seefektif mungkin untuk pencapaaian tujuan .     

b.      Definisi  Struktur  Organisasi

Organisasi  adalah sekelompok  orang  (dua  atau lebih ) yang  secara  formal  dipersatukan  dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang  telah ditetapkan.

Struktur  organisasi adalah  suatu  susunan dan hubungan  antara  tiap bagian serta posisi  yang ada  pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan  operasional untuk  mencapai  tujuan yang diharapkan  dan  di inginkan struktur organisasi  menggambarkan dengan  jelas permisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu  dengan  yang lain dan  bagaimana hubungan aktifitas  dan fungsi di batasi . dalam struktur organisasi  yang baik harus  menjelaskan  hubungan  wewenang  siapa  melapor kepada  siapa, jadi ada  satu  pertanggung jawab  apa  yang akan  dikerjakan . 

c.       Pengorganisasi  Sebagai  Fungsi   Manajemen

Pengorganisasi sebagai  fungsi manajemen terbagi  menjadi  2 yaitu :

a.       Organisasi formal  adalah  organisasi  yang dibentuk secara  sadar  dengan  tujuan  - tujuan tertentu yang  disadari pula  yang diatur dengan  ketentuan  - ketentuan formal  dalam  anggaran  dasar  dan anggaran rumah tangga (ADART).

b.      Organisasi  informal  adalah organisasi  yang terbentuk tanpa disadari sepenuhnya juga  tidak  jelas  anggaran dasar dan  anggaran  rumah  tangganya tidak ada dan  hubungan – hubungan – hubungan terjalin secara pribadi (personal / private relation ship buka formal relatianship). 

Actuating dan Manajemen

a.       Definisi actuating  (pengarahan)

b.      Penting  actuating  (pengarahan ) 

c.       Prinsip  actuating   (pengarahan)

Jawaban  :

a.       Definisi  actuating  (pengarahan)

Actuating (pengarahan) adalah  istilah yang sering dikenal  sebagai  penggerakan  atau  pengawasan yaitu  fungsi  manajemen yang  terppenting paling dominan dalam  manajemen. Pengarahan  dapat ditetapkan  dominan dalam  proses  dan karyawan ada.

G.R Terry mengemukakan adalah “ actuating  is setting all  members of  the group  to want to  achieve and  to strike to achieve  the  objective  will ingly and keepingsemua anggota tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha – usaha  pengorganisasi.

b.      Penting  actuating   (pengarahan)

Empat (4) macam  penting  dalam  actuating  (pengarahan) adalah  :

1.      Manajer harus  memperoleh rasa  hormat dari pada karyawan.

2.      Manajer  lebih  banyak  mengetahui kebiksanaan perusahaan,ia lebih luas karyawanya

3.      Memberikan  pengarahkan efektif  dapat dilaksanakan oleh seseorang untuk satu kelompok.

4.      Manajer yang mengarahkan  karyawan,harus  menggunakan  instruksi – instruksi yang menun jukan  pengetahuan tentang aspek  untuk  melakukan  suatu tujuan  tertentu .

c.       Prinsip   actuating   ( pengarahan )

Prinsip  actuating (pengarahan ) menurut M. Manullag  mengemukakan  prinsip yang harus dilaksanakan dalam  memberikan  pengarahan yaitu :

1.      Pengarahan  harus  jelas

2.      Pengarahan diberikan  stu perstu

3.      Pengarahan  harus positif

4.      Pengarah  harus diberikan.

Mengendalikan fungsi  Manajemen 

a.       Definisi  mengendalikan  (controllng)

b.      Langkah dalam control

c.       Tipe- tipe kontrol

d.      Kontrol proses manajemen

Jawaban :

  

A. Pengertian  pengendalian (controlling).

Pengendalian  (controlling) adalah fungsi terakhir dari proses pelaksanaan manajemen. Fungsi inin sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen, karena itu harus dilakukan dengan sebaik-baiknya. Dibawah ini merupakan definisi controlling menurut para ahli :

(a)   Earl. P. Strong. Controlling is the process of regulating the various factors in as enterprise according to the requirement of its plans (pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-keteapan dalam rencana).

(b)   Harold Koontz. Control is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives andthe planes devised to attain then are accomplished (pengendalian adalah pengukuran dan perabikan terahadap pealaksanaan kerja bawahan, agar reancana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara. (Badrudin, 2013).

B.     Langkah-langkah dalam Kontrol

a.  Menentukan standar-standar yang akan digunakan seabgai dasar pengendalian.

b.  Mengukur pealksanaan atau hasil yang telah dicapai.

c.   Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada.

d.   Melakukan tindakan perbaikan jika teradapat penyimpangan agar pealksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

Proses pelaksanaan pengendalian dapat dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahap-tahap tersebut merupakan rangkaian proses yang dilakukan dalam pengendalian. Proses pengendalian menurut M. Manullang (2012) dapat dikategorikan menjadi tiga, yaitu :

1.      Menetapkan alat pengukur standar (standard)

Bila kita bermaksud mengukur atau menilai sesuatu, maka pengukuran tersebut baru dapat dilaksanakan jika ada alat pengukur sesuatu tersebut. Alat pengukur atau standar bagi hasil kerja bawahan pada umumnya terdapat pada rencana keseluruhan dan rencana bagian. Dengan kata lain, dalam rencana  itulah pada umumnya terdapat standar bagi pelaksanaan pekerjaan. Agar alat ukur diketahui oleh bawahan, maka alat pengukur tersebut harus dijelaskan kepada bawahan. Untuk mencapai maksud yang sama, yakni  bawahan memahami standar yang digunakan atasannya, maka standar tersebut dapat  dikembangkan atas suatu dasar bersama.

2.      Mengadakan penilaian (evaluate)

Fase kedua dalam proses pengendalian adalah menilai atau mengevaluasi. Dalam menilai, dimaksudkan membandingkan hasil pekerjaan bawahan (actual result) dengan alat pengukur yang sudah ditentukan. Pekerjaan bawahan dapat diketahui melalui dua cara yakni laporan tertulis yang disusun bawahan, baik laporan rutin mapun laporan istimewa; dan langsung mengunjungi bawahan untuk menanyakan hasil pekerajaannya atau bawahan dipanggil untuk menanyakan hasil pekerjaannya atau bawahan dipanggil untuk memberi laporan lisan.

3.      Mengadakan tindakan perbaikan (corrective action)

Fase korektif dilaksanakan bila pada fase sebelumnya dipastikan telah terjadi penyimpangan. Untuk dapat melaksanakan tindakan perabaikan, maka langkah pertama harus diketahui dan dianalisis sebab terjadinya perbedaan atau penyimpangan. Penyimpangan terjadi karean beberapa sebab :

a.  Kekurangan faktor produksi sehingga pengiriman barang-barang yang dipesan langganan   terlambat.

b.  Tidak cakapnya pimpinan penjualan untuk mengorganisasi human resources dan resources lainnya di lingkungan.

c.       Sikap-sikap pegawai di bagian penjualan menjadi apatis.

     C.    TIPE-TIPE KONTROL

Tiga tipe-tipe dasar pengendalian menurut Mamduh (dalam Badrudin, 2013), yaitu :

1.      Pengendalian pendahuluan (feed forward control atau sleering control).

Pengendalian pendahuluan didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu. Pengendalian ini merupakan pengendalian yang cukup agresif dan memerlukan informasi yang akurat dan tepat waktu mengenai perubahan-perubahan dalam lingkungan atau kemajuan-kemajuan dalam mencapai tujuan tertentu. Perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dan membuat realisasi rencana terhambat akan selalu diantisipasi.

2.      Pengendalian concurrent (yes/no). Tipe pengendalian ini dilakukan selama kegiaatan masih berlangsung. Tipe ini merupakan pengendalian ketika suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi. Tipe pengendalian ini kurang populer dibandingkan dengan tipe pengendalian pendahuluan, tetapi tipe pengendalian ini dapat digunakan sebagai pelengkap, dan digunakan bersama-sama dengan pengendalian pendahuluan. Penggunaan bersama tersebut akan meningkatkan keamanan program atau kegiatan yang sedang dilakukan.

3.      Pengendalian umpan balik (post-action control). Pengendalian ini mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai. Penyebab-penyebab penyimpangan kemudian ditentukan, dan kemudian penyebab-penyebab tersebut dapat digunakan untuk perencanaan di masa mendatang untuk kegiatan yang serupa. Pengendalian umpan balik kadang-kadang diperlukan untuk tujuan lain, misalnya untuk tujuan  penentuan bonus dan memotivasi karyawan. Sebagai contoh, bonus untuk salesman adalah 10% dari kelebihan penjualan atas kuota yang telah ditetapkan. Kalau ingin memperoleh uang tambahan, salesman  tersebut akan berusaha meningkatkan penjualan sebanyak-banyaknya.

     D.    KONTROL PROSES MANAJEMEN

Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk memastikan bahwa semua fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses kontrol atau pengendalian, cara-caranya dilakukan sebagai berikut :

1.  Pengendalian langsung, yaitu pengendalian yang dilakukan sendirisecara langsung oeh seorang manajer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah dikerjakan degan benar dan hasil-hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya.

  Kebaikan pengendalian langsung

a.  Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin, shingga perbaikannya dilakukan dengan cepat.

b.  Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dengan atasan, sehingga akan memperdekat hubungan antara atasan dengan bawahannya.

c.   Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan karena merasa diperhatikan oleh atasannya.

d.  Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksnaan selanjutnya.

e.   akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “Asal Bapak Senang (ABS)”.

    Keburukan pengendalian langsung

a.  Waktu manajer banyak tersita, sehingga waktu untuk pekerjaan lainnya berkurang, misalnya perencanaan.

b.  Mengurangi inisiatif bawahan, karena mereka merasa bahwa atasannya selalu mengamatainya.

c.   Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lainnya.

2.   Pengendalian tidak langsung adalah pengendalian jarak jauh, yaitu melalui laporan yang diberikan bawahan. Laporan ini dapat berupa lisan atau tulisan tentang pelaksanaan pekerajaan dan hasil-hasil yang telah dicapai.

    Kebaikan pengendalian tidak langsung

a.  Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainnya semakin banyak misalnya perencanaan dan kebijaksanaan.

b.   Biaya pengendalian realtif kecil.

c.   Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaannya.

  Keburukan pengendalian tidak langsung

a.  Laporan kadang-kadang kurang objektif karena ada kecenderungan untuk melaporkan yang baik-baik saja.

b. Jika ada kesalahan terlambat mengetahuinya, sehinga perbaikan pun juga terlambat.

c. Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.

3. Pengendalian berdasarkan kekecualian adalah pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar-standar yang diharapkan. Pengendalian semacam ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer

     Sumber :

     Sadrudin, Dr., M.Ag. 2013. Dasar-dasar Manajemen. Bandung : Alfabeta.

     Masibuan, Malayu S.P. 2006. Manajemen (Dasar, Pengertian, dan Masalah). Jakarta : Bumi Aksara.

     Manullang, M. 2012. Dasar-dasar Manajemen. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.

     Robbins, S. 1994. Teori Organisasi Struktur Desain dari Aplikasi. Alih Bahasa : Udaya Jusuf.    
     Edis 3. Jakarta : Arcan.







ff